Vi behandler personoplysninger og skal overholde lovgivningen og principperne for god databehandlingsskik. Derfor har vi denne privatlivspolitik, der fortæller, hvordan vi behandler personoplysninger og sikrer en lovlig og gennemsigtig behandling.

Vi behandler udelukkende personoplysninger til klare og saglige formål og ud fra legitime interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde disse formål, og vi anonymiserer dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige – eller når du beder os om det.

Vi er ansvarlige for behandling af dine personoplysninger

Coding Pirates er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Kontaktperson: Stig Kristensen, bestyrelsesmedlem
Adresse: Coding Pirates Denmark, c/o Coworking Plus, Kochsgade 31D. 5000 Odense C
CVR: 35552316
Mail: [email protected]
Hjemmeside: codingpirates.dk

Vi indsamler navn, adresse, mail, telefon, fødselsdato, dato for indmeldelse, opskrivning på venteliste, deltagelse i aktiviteter og betaling.
Dine børns profil opretter du sammen med din egen profil som forælder, så I er registreret samlet som en familie.
Formålene med behandling af oplysninger er:

• Medlemshåndtering herunder at opkræve kontingent og sende nyhedsbrev
• At drive foreningens aktiviteter, herunder planlægge, gennemføre og følge op på dem
• At opfylde lovgivning, herunder krav i serviceloven
• At administrere din relation til foreningen

Vi anonymiserer dine oplysninger fem år efter, at du sidst har deltaget i foreningens aktiviteter. Dette sker i henhold til bogføringsloven, hvor oplysninger skal kunne udleveres til SKAT på forespørgsel i fem år.
Vi opbevarer oplysninger i anonymiseret form på medlemmer til statistik, så længe de har historisk værdi.

Vi indsamler navn, adresse, mail, telefon, fødselsdato, dato for indmeldelse, opskrivning og betaling
Formålene med behandling af oplysninger er:

• At vi kontakte med henblik på foreningsaktiviteter
• At kunne varetage økonomiske transaktioner til lokalforeningerne
• At administrere din relation til foreningen

Vi anonymiserer oplysninger, hvis du ikke længere ønsker at stå i vores register. Dog kan vi ikke anonymisere dine oplysninger, hvis du fortsat er frivillig.

Vi modtager oplysningerne direkte fra dig, når du opretter profil i vores medlemssystem. Coding Pirates Denmark er databehandler for alle Coding Pirates lokalforeninger, og uanset hvilken Coding Pirates lokalforening, du opskriver dig til, så samles dine data i Coding Pirates Denmarks medlemssystem.
Hver lokalforening, som du opskriver dig til, er dataansvarlig for dine oplysninger.

Hos Coding Pirates samarbejder vi med eksterne leverandører, der fungerer som databehandlere for at understøtte vores daglige drift. Disse leverandører leverer blandt andet IT-hosting, betalingsløsninger, kommunikationsservices og systemer til at organisere vores arbejde.
Vi stiller strenge krav til vores samarbejdspartnere og indgår databehandleraftaler, som sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med GDPR og gældende lovgivning.

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund. Lovlige grunde til at behandle oplysninger om dig er:

• At vi som forening har en legitim interesse i at behandle dine oplysninger
• At det er nødvendigt for, at vi kan opfylde en aftale med dig
• At loven stiller krav om, at vi behandler dine oplysninger
• At du har givet samtykke til, at vi kan behandle dine oplysninger

Hvis vi behandler dine medlemsoplysninger, sker det alene på baggrund af foreningens berettigede og legitime interesser, som er:

• At håndtere dine medlemsrettigheder (f.eks. på generalforsamlingen) i henhold til foreningens vedtægter
• At du kan opfylde dine forpligtelser som medlem af foreningen, herunder betale kontingent mv.
• At kunne planlægge og afholde aktiviteter og arrangementer
• At kunne vise situationsbilleder fra konkrete aktiviteter eller arrangementer i foreningen - der afgives samtykke via medlemssystemet
• At bevare oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Vi har behov for dit samtykke til at behandle dine personoplysninger, inden du kan bruge medlemssystemet.
Ved nogle aktiviteter beder vi om fototilladelse, men du kan sige nej og stadig deltage. Vi lægger typisk billederne på Coding Pirates hjemmeside eller sociale medier.

Vi videregiver ikke oplysninger om dig til andre uden for foreningen uden dit samtykke.

Vi benytter som udgangspunkt databehandlere i EU/EØS, eller som opbevarer data i EU/EØS.
I nogle tilfælde er dette ikke muligt, og her kan der benyttes databehandlere udenfor EU/EØS, hvis disse kan give dine personoplysninger en passende beskyttelse.

Når vi behandler dine oplysninger, har du ifølge persondataforordningen en række rettigheder:

• Du har ret til at blive oplyst om, at vi behandler oplysninger om dig – det er det, vi oplyser dig om i denne privatlivspolitik (som forening har vi oplysningspligt)
• Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig (indsigtsret)
• Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig berigtiget (retten til berigtigelse)
• Du har ret til at få oplysninger om dig anonymiseret (retten til at blive glemt)
• Du har ret til at gøre indsigelse mod, at dine oplysninger anvendes til markedsføring.
• Du har ret til at flytte dine oplysninger – dvs. at vi skal udlevere de oplysninger, vi har om dig i et almindeligt anvendt format (retten til dataportabilitet)
• Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Kontaktoplysninger findes øverst her i privatlivspolitikken.
• Henvender du dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller anonymisering hurtigst muligt.
• Du kan indgive klage til tilsynsmyndighederne – datatilsynet.dk – over behandling af dine personoplysninger.

Vi forbeholder os ret til at ændre foreningens privatlivspolitik. Efter ændringer skal du give samtykke, næste gang du logger ind.

Den til enhver tid gældende privatlivspolitik er tilgængelig på medlemssystemets hjemmeside. Seneste revision er foretaget 10. april 2025.